Todos los documentos que debes exigir antes de comprar

Esta ficha forma parte de la guía completa para comprar vivienda.

Hay documentos que el vendedor está obligado a entregar, otros que conviene pedir aunque nadie te los ofrezca, y otros que solo puedes conseguir tú. Ninguno cuesta mucho dinero. Casi todos cuestan tiempo, y por eso se piden tarde o no se piden.

La regla que ordena todo lo que viene: cada documento contesta a una pregunta concreta. Si sabes qué pregunta contesta, sabes si te hace falta.

Tabla maestra

Certificado de eficiencia energética

Regulado por el Real Decreto 390/2021. Es obligatorio para vender, y su régimen tiene tres partes que conviene conocer:

Entrega. El vendedor debe entregarte el certificado registrado, y se incorpora como anexo al contrato de compraventa. Un certificado emitido por un técnico pero no inscrito en el registro de tu comunidad autónoma no vale.

Publicidad. La etiqueta energética debe figurar en toda oferta, promoción y publicidad de venta, portales inmobiliarios incluidos. Si el anuncio dice "en trámite" desde hace meses, es una señal.

Validez. Diez años, con una excepción: si la calificación es G, la validez máxima es de cinco.

Las sanciones van de los 300 € en las infracciones leves hasta los 6.000 € en las muy graves, entre las que está publicitar una calificación que no está respaldada por un certificado en vigor y registrado.

Más allá de la obligación legal, el certificado tiene un uso práctico que casi nadie le da: una letra E, F o G en una vivienda con calefacción es un aviso sobre la factura, y también sobre lo que costará adaptarla. Y tiene efecto directo en la financiación: los avales ICO cubren hasta el 25 % del préstamo, en vez del 20 %, cuando la calificación es D o superior.

Cédula de habitabilidad o licencia de ocupación

Aquí no hay una respuesta nacional: es competencia de cada comunidad autónoma, y el mapa no es uniforme.

En algunas comunidades es un requisito estricto para transmitir. El caso mejor definido es Cataluña, donde notarios y registradores deben exigir cédula vigente en cualquier transmisión, la vigencia es de veinticinco años en primera ocupación y quince en segunda, y el comprador solo puede renunciar a ella en supuestos tasados —rehabilitación, cambio de uso o causas excepcionales— aportando un informe técnico.

En otras no existe la cédula como tal y se sustituye por la licencia de primera ocupación o por declaraciones responsables de segunda ocupación.

Comprueba siempre el régimen de tu comunidad antes de dar por hecho nada: es el punto donde más se contradicen entre sí las guías publicadas, incluidas las de portales grandes.

Y donde no sea obligatoria para vender, sigue importando por una razón práctica: sin ella puede ser imposible dar de alta los suministros, y su ausencia a veces revela una vivienda sin licencia de primera ocupación — buhardillas, entreplantas, bajos y "estudios" que nunca se legalizaron.

ITE o Informe de Evaluación del Edificio

El marco estatal lo prevé para edificios residenciales de vivienda colectiva a partir de los cincuenta años, con revisión al menos cada diez, y su contenido cubre estado de conservación, accesibilidad universal y eficiencia energética. Comunidades y ayuntamientos pueden ser más exigentes: en Cataluña, por ejemplo, la inspección se exige a los cuarenta y cinco años y se emite un certificado de aptitud.

Lo repito porque es el error de enfoque más común: no preguntes si la ha pasado, pregunta qué salió. Un "apto con deficiencias importantes" es una obra obligatoria con fecha, y por tanto una derrama que ya existe aunque todavía no se haya repartido.

Lo tienes desarrollado en la ficha de la comunidad de propietarios.

Certificado de deuda cero y cancelación registral

Este apartado merece atención porque la confusión es casi universal.

Cancelación económica significa que el préstamo está pagado. La deuda se ha extinguido.

Cancelación registral significa que la hipoteca ha desaparecido del Registro de la Propiedad. Requiere escritura notarial de carta de pago y cancelación, con comparecencia de un apoderado del banco, liquidación del impuesto e inscripción.

El certificado de deuda cero (o de saldo pendiente) lo emite el banco y acredita cuánto queda por pagar. Según el Banco de España, la entidad debe entregarlo gratuitamente, y tampoco debe cobrar por el desplazamiento del apoderado a la notaría.

Quién paga la cancelación. Corresponde en principio al vendedor, que es quien tiene que entregar la finca libre de cargas. En la práctica se resuelve de tres maneras: que cancele antes de la firma, que se retenga del precio el importe necesario y lo gestione la gestoría, o que el comprador se subrogue en el préstamo. Es materia negociable y se pacta en las arras.

Cuánto cuesta. Del orden de 300 a 1.000 € entre notaría, registro y gestoría, según el capital. El impuesto de actos jurídicos documentados está exento en las escrituras de cancelación de hipoteca, aunque algunas comunidades exigen presentar igualmente la autoliquidación a efectos de cierre registral.

Certificación catastral descriptiva y gráfica

La pides tú, en la Sede Electrónica del Catastro. Sirve para contrastar con la nota simple tres cosas: superficie, linderos y uso.

Las discrepancias son frecuentes y no siempre graves, pero hay una que sí lo es: que el Catastro refleje más metros que el Registro. Suele indicar una obra o ampliación no declarada, y significa que pagas IBI por metros que registralmente no existen y que no estás comprando. Lo tienes desarrollado en la ficha de la nota simple.

También sirve para comprobar el uso catastral: si aparece como local y estás comprando una vivienda, hay trabajo pendiente.

Certificado urbanístico municipal

Es el documento menos conocido de esta lista y uno de los más útiles. Lo pides en el ayuntamiento y responde a lo que ningún otro papel contesta:

• Qué licencias se concedieron sobre el inmueble
• Si hay algún expediente de disciplina urbanística abierto
• Si la edificación está fuera de ordenación
• Qué calificación tiene el suelo y qué usos admite

Es imprescindible en tres situaciones: cuando la nota simple muestra una obra inscrita por antigüedad, cuando Catastro y Registro no cuadran, y cuando compras pensando en dar a la vivienda un uso distinto del actual —turístico, profesional, cambio de uso—, que es el tema de la ficha de usos y limitaciones.

Tarda unos días o unas semanas según el ayuntamiento. Por eso se pide al principio, no la semana antes de firmar.

Los recibos, que dicen lo que cuesta vivir allí

Pide los últimos de:

• IBI, que además te da la referencia catastral y el valor catastral
• Comunidad, para contrastar con el presupuesto anual
• Luz, agua y gas, que revelan el consumo real de la vivienda mucho mejor que el certificado energético
• Tasa de basuras y cualquier otro tributo municipal

Un año de facturas de calefacción de un piso mal aislado es un dato más honesto que cualquier etiqueta.

Obra nueva: la documentación específica

Si compras al promotor, el bloque de documentos es otro y hay uno que es crítico.

Licencia de edificación. Concedida, no solicitada.

Garantía de las cantidades entregadas a cuenta. El promotor debe garantizar la devolución de lo que le entregas —impuestos incluidos, más el interés legal— mediante seguro de caución o aval, e ingresarlo en una cuenta especial separada.

El aviso más importante de esta ficha si compras sobre plano: desde la reforma de 2015, la obligación de garantizar las cantidades nace desde la obtención de la licencia de edificación. Lo que entregues antes de que exista licencia queda fuera de la cobertura legal. Es una reducción de protección respecto del régimen anterior, y muy poca gente lo sabe.

Seguro decenal. La Ley de Ordenación de la Edificación establece tres periodos de responsabilidad —un año para defectos de acabado, tres para los que afectan a la habitabilidad y diez para los daños en elementos estructurales— y es la garantía decenal, la de diez años, la que resulta exigible como seguro obligatorio en edificios destinados a vivienda. Sin ella, el notario no autoriza y el registrador no inscribe la obra nueva.

Hay una excepción relevante: el autopromotor individual de una única vivienda unifamiliar para uso propio está exento. Pero si la vende dentro de los diez años, queda obligado a contratar la garantía por el tiempo restante, salvo que el comprador le exonere expresamente en la escritura. Si te ofrecen esa exoneración, entiende lo que estás firmando: renuncias a la cobertura de los defectos estructurales.

Licencia de primera ocupación. Nunca firmes la escritura de una obra nueva sin ella o sin la declaración responsable equivalente. Es lo que permite dar de alta los suministros definitivos.

Memoria de calidades como anexo contractual, y plazo de entrega con penalización por retraso.

La documentación del vendedor

Parece trámite y no lo es:

• DNI o NIE y comprobación de que coincide con la titularidad registral
• Estado civil y régimen económico matrimonial, que determina quién debe firmar
• Poderes, si comparece un representante: vigentes y suficientes para vender
• Escritura de adquisición y, si la vivienda es heredada, justificante de haber liquidado el impuesto de sucesiones — por la razón que explico en la ficha de la nota simple
• Si el vendedor no reside en España, la retención del 3 % del precio que estás obligado a practicar e ingresar con el modelo 211 en el plazo de un mes. Si no la practicas, el inmueble queda afecto al pago y respondes tú

Antes de firmar, ten esto en una carpeta

• Nota simple actualizada
• Certificado energético registrado y en vigor
• Cédula de habitabilidad o licencia de ocupación, según tu comunidad
• ITE del edificio y su resultado
• Certificado de deudas de la comunidad, sin exonerar
• Certificado de deuda cero y compromiso de cancelación registral
• Certificación catastral descriptiva y gráfica
• Certificado urbanístico municipal
• Últimos recibos de IBI, comunidad y suministros
• Documentación del vendedor: DNI, estado civil, poderes
• Si es herencia: impuesto de sucesiones liquidado
• Si el vendedor es no residente: retención del 3 % prevista
• Si es obra nueva: licencia, aval de cantidades, seguro decenal y licencia de primera ocupación

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio el certificado energético para vender?

Sí. Debe estar registrado en la comunidad autónoma, entregarse al comprador y anexarse al contrato, y la etiqueta debe figurar en la publicidad.

¿Cuánto dura el certificado energético?

Diez años, salvo que la calificación sea G: entonces, cinco.

¿Qué pasa si el piso no tiene cédula de habitabilidad?

Depende de tu comunidad autónoma. Donde es obligatoria puede impedir la transmisión; donde no lo es, puede impedir dar de alta los suministros o revelar una vivienda sin licencia de primera ocupación.

¿Quién paga la cancelación de la hipoteca del vendedor?

En principio el vendedor, que debe entregar la finca libre de cargas. Es negociable y se pacta en las arras. Cuesta del orden de 300 a 1.000 €.

¿El certificado de deuda cero cancela la hipoteca?

No. Acredita que está pagada, pero la hipoteca sigue inscrita hasta que se otorga la escritura de cancelación y se inscribe.

¿Qué documentos me tiene que dar el promotor en obra nueva?

Licencia de edificación, garantía de las cantidades entregadas a cuenta, seguro decenal, licencia de primera ocupación y la memoria de calidades como anexo del contrato.

Por eso, sin prisa

Ninguno de estos documentos es difícil de conseguir. El problema es de calendario: el certificado urbanístico tarda semanas, el de la comunidad depende de un administrador que responde cuando puede, y la cancelación de una hipoteca necesita a un apoderado del banco en una notaría.

Por eso la lista se abre el día que decides que ese piso te interesa, no el mes de la firma. Pedir pronto es lo que permite firmar tranquilo — o retirarse a tiempo, que también cuenta como buen resultado.

Escrito por Invertir Sin Prisa — 17 años invirtiendo. Sobre mí →